< テレワークに最適な文書管理システム FullWEB >

                New! ついにクラウド版をリリースしました

 

文書管理といえば、普通にファイルサーバを使っていると良く聞きますが、もしもファイル数が3万件を超えていたら要注意、既に限界が来ているかもしれません。

例えば、日々の業務で以下の様に感じたことはないでしょうか。


<管理者の目線>

①    システムが管理者の手に負えなくなり、悪い意味で放置され始めた

②    文書が駄々漏れしているかもしれない、常に不安で不健全な状況だ

③    容量不足が常態化しているがどれを消して良いのかわからず、都度

利用者にメンテをお願いしているが、間違って削除した場合に困る

 

<利用者の目線>

④    検索を多用しているが簡単なキーワード検索すらもまともに出来ない

⑤    登録した人でないとファイルを見つけられないのは如何なものか

⑥    どれが最新版なのか人に聞かないとわからないのは如何なものか

⑦  テレワークになったのでファイルは手元にコピーしたけど良いの?

 

 (結論)

管理者も利用者も楽になる”、そのような仕組みがあったらどうでしょうか。

しかも、会社でやっていたことがそのままテレワークで実現可能になります。

 

 <ご紹介内容について>

1.       文書管理システム概要

2.       購買部門での活用事例

3.       導入効果について

 

 1. 文書管理システム概要

では、ファイルサーバの持つ課題をFullWEBがどう解決するかご説明します。

 

<ファイルサーバの課題>

 

<FullWEBのソリューション>

 

例えば、FullWEBフォルダ管理についてご説明します。
フォルダ構成はWindowsのエクスプローラーに似せておりますが、以下の2点でそれとは大きく異なります。

 

  •   第一階層(部署)が購買部、第二階層(文書作成者)が鈴木、田中の場合、鈴木さんと田中さんに該当する文書は全て購買部の中で表示され、第二階層で仕分けされ表示されます。ファイルサーバと違い該当するフォルダまで辿らないとファイルが見つからないといったことがありません。
  • 階層毎のフォルダは予め定義したルールに基づいてシステムが自動表示(フォルダ数、フォルダ名)します。ファイルサーバと違いこれまでのフォルダの作成や削除などの管理の手間から完全に開放されます。

 

FullWEBでファイル管理と業務効率の両方を見直してみませんか?
健全で手間要らずのシステムが実現できます。

 

これからは普通の基準が変わり、普通にテレワークの必要性が求められる時代です。人とのコミュニケーションが密に取れない中で、適切でストレスのないテレワークのための情報共有基盤を整備することが大切です。

 

・ユーザーが楽になる機能をみる

・管理者が楽になる機能をみる

 

2. 購買部門での活用事例

大手食品会社の包装購買部門は、まさに上記の様な課題を抱えておりました。

 

  ①      購買の担当者はExcelで各文書を作成し紙で承認を行っている。

  ②      承認後の紙の文書はPDFにしてキャビネットへ保管、オリジナルの
    Excelは部門のファイルサーバに保存している。

  ③      見積依頼書はFAXまたはメールに添付し各サプライヤへ直接送っている。

  

<システムの現状>

 

 また、業務上いくつかの問題も抱えておりました。

 

  ①      多くのサプライヤと取引がある為、納期管理が面倒でかなりの時間を
    費やし且つリードタイムも当然長くなってしまう。

  ②      俗人的な管理のため担当者が変わった場合の引継ぎがままならない。

  ③      探す、見つけるに時間がかかる、そもそも情報が不足している、見つ
    けたとしても最新かそうでないのかが不明であり、多くの関係者が
    この状況にストレスを感じている。

 

そこでFullWEBを導入し、従来のメールによる見積依頼手続きと催促のプロセスを自動化することでミスを無くし成果物管理をビジュアライズすることが可能なデータベースを構築しました。情報の検索が誰でも出来るように効率化して、担当者が変わった際にも素早く引継ぎ対応することを可能としています。

 

<購買部からサプライヤへの見積依頼書の流れ>

 

サプライヤから購買部への回答書類の流れ>

 

情報共有および提出期限管理のイメージ>

 

3. 導入効果について

直接の効果としては、担当者1人当たり年間220時間以上費やしていた管理工数が1/3以下に削減できました。また間接の効果として、属人的な管理からの脱却により、①迅速な引継ぎ、②過去資産の有効活用、③ノウハウ継承が進みました。

 

では、数ある文書管理システムの中で何故FullWEBが選択されたのか?

その秘密を知りたい方は下記を参照下さい。

 

・ユーザーが楽になる機能をみる

・管理者が楽になる機能をみる