<ユーザーが楽になる機能>

いくつかの事例をここで紹介します。

① 属性が自動抽出されて登録が楽

 各文書に複数の属性をつけて登録すれば、あとから検索できて便利なことは誰でも理解していますが、問題は、その属性を誰がつけるかです。文書管理FullWEBには登録される文書から属性を自動抽出して、その文書につける機能があります。

この機能を利用して、

購入依頼書、見積書、契約書、不具合報告書、製造チェックシート、出荷検査表等から属性値を抽出し登録の手間を削減している事例があります。

 

② 関係者に、自動で通知してくれて楽

 文書管理システムFullWEBは文書が登録されたり属性が 変更された時に、メールで自動通知する仕組みがあります。

この機能を利用して、

営業部門が受注書を登録すると、開発部門に受注内容が自動通知され、開発部門が図面を承認すると、製造部門に製造依頼が自動通知されるようにして、受注から出荷までのリードタイムを向上させている事例があります。

③ 配布用フォーマットが自動作成されて楽

 登録したのはWORDファイルだけど、社外の関係者にはWORDではなくセキュリティーを保ってPDFで配布したい・・・。 心配はご無用です。文書管理システムFullWEBは、登録されたオリジナルファイルから自動でPDFを生成し、配布時点で操作ユーザーの権限をチェックし印刷や再配布を禁止したPDFを配布することができます。