2015年6月11日の配信で分類フォルダについてご紹介しました。分類フォルダを利用することで、登録されたファイルが自動的に階層化され、目的のファイルが見つけやすくなります。

FullWEBにはこの分類フォルダの他に、よく使う検索フォルダとマークフォルダという別の機能を持ったフォルダが存在します。

今回はよく使う検索フォルダについてご紹介します。

よく使う検索フォルダは検索条件を記憶したフォルダです。分類フォルダもフォルダに属性項目が関連づいているところは同じですが、よく使う検索フォルダの場合はフォルダに任意の検索条件を定義できるようになっています。

事前にフォルダに検索条件を定義でますので、以下のようなケースではフォルダをクリックするだけで目的のファイルを見つけ出すことができます。

• 自分が担当となっているサポートの一覧を確認したい
• 今日更新された図面の一覧を確認したい
• 期限を過ぎて完成していないドキュメントを一覧したい

FullWEBを図面管理に利用する場合を例に、よく使う検索フォルダの活用方法をご紹介します。

この例ではFullWEBに登録される図面に「図面」ラベルが設定され、図面の内容を表す属性の他に管理用の項目として「製図者」「製図完了予定日」「図面ステータス」の項目が設定されています。

製図者が仕掛りの図面を探す場合には、「製図者」＝ログインユーザで、「図面ステータス」＝作業用の一覧を確認することになります。

属性検索機能を使って毎回検索条件を入力することでも目的の図面検索できますが、よく使う検索フォルダを次のように設定しておくことで、クリック一つで毎回最新の一覧を求めることができるようになります。

他にもさまざまな検索条件のフォルダを作成することができます。

• 「製図完了予定日」>今日の日付+3 AND 「図面ステータス」＝作業用
  ⇒3日後に期限の来る図面
  
• 「製図完了予定日」<今日の日付 AND 「図面ステータス」＝作業用
  ⇒期限切れの図面
  
• 「最終アクセス日」＝今日の日付
  ⇒今日更新された図面
  

共有よく使う検索フォルダは参照権限のあるユーザ間で共通に使えますので、業務でよく利用する検索条件のフォルダをたくさん作成しておくことで全体の作業効率が向上します。

また、よく使う検索フォルダの条件にファイルが追加されたらメールでその内容を通知する機能もあります。（詳細は別途ご紹介します）

これらの機能を活用することで、図面を単に保存するのではなく業務に活用することができるようになります。