よくあるカスタマイズ９

　ファイルのステータス（承認済、編集中等）に応じて、あるファイルの公開をひとつの部門に制限したり、逆に全体に公開したいことがあります。
一定のルールがあれば、権限設定を自動化し、運用コストをかけずに適正な状態に保つことができます。 

 　最初に、FullWEBの標準機能で行える権限設定例を一部紹介します。

• 検索して文書内容を表示することを許可する。
• ファイルの持ち出しを許可する。
• ファイルに付随する属性値情報の変更を許可する。
• ファイル内容の変更を許可する。
• 登録されたファイルの削除を許可する。

　アクセス権限設定をユーザ操作で行う運用にすると、設定ミスや設定忘れの可能性があるため、以下のようなルールで自動化したいといった要望がよくあります。

• 文書の仕掛中は作成担当者だけが操作でき、承認された後で公開したい。
• 文書の種類に応じて閲覧および編集できる部署を変更したい。
• 出荷済み製品に関連した文書は編集や削除を制限した保管状態に切り替えたい。
• 一定期間が経過した文書は廃棄候補とするため公開を停止したい。

　文書や図面にどのような変化があった時に、どうアクセス権限を変更するかといった条件をお客様と相談しカスタマイズを行います。

　カスタマイズの実施例を示します。

• 担当者、文書種別、出荷状態などの属性の変化を見て、その文書が操作できるユーザや部署のアクセス権限をあらかじめ設定された内容に自動で変更する。
• 承認ワークフローの進行状態に応じて、各段階で変更される内容を定義できるようにする。
• 登録や承認操作からの時間経過を見て、定期的な自動処理で変更していく。