< 文書管理システム 長所・短所>

 ・ファイルサーバー

 O なんといっても、操作が簡単

 X 玉石混交で登録するので、欲しい情報が埋もれる

・全文検索システム

 O 登録の手間がない。

 X 検索結果にランクがなく、下位に欲しい情報がある

・文書管理システム

 O 大量の文書を属性で分類して管理できる

 X 操作を覚えるのが面倒

・ポータルシステム、メールシステム

 O 会社のインフラとして広範囲で使える

 X 分類や検索や表示が文書数が多いと使えない

・自社開発文書管理システム

 O かゆいところに手が届く自社独自の機能が充実

 X 最新の環境(Windows10,iPad,Android等)に非対応

無償クラウドストレージ

 O 無償しかもほとんどのデバイスで使える

 X 文書管理機能がほとんどないので文書数が多いと使えない

 

どうですか?長所・短所は納得のいくものでしたか?

 

 当社の経験では文書数が30000ファイル以下の場合には、利用したい長所をもったシステムを導入すればいいと考えます。

 

 しかしながら、文書数が多い場合には、文書管理システム以外の方法では各システムの短所が目立ってきて、使えないシステムになります。

 

 では、文書数が多い場合に文書管理システムを選択するとして、どのような文書管理システムを選択すべきなのか?

 

 文書管理システムが一般に利用されるようになって10年を超えていますので、機能比較では差がありません。差があるのは、ずばり、システムを継続使用するための仕組みです。

 

 文書管理システムは、継続利用できることが一番大切なのです。なぜなら、文書は5年、10年と長期間に渡り保管される必要があります。この視点でシステムを比較することが重要です。